Unité des services d’achats: Fructifier les affaires avec la CEA
Historique
Le Conseil Economique et Social (ECOSOC) des Nations Unies (ONU) a créé la Commission Economique pour l'Afrique (CEA) en 1958 comme l'une des cinq Commissions régionales des Nations Unies. Le mandat de la CEA est de promouvoir le développement économique et social de ses États membres, d'encourager l'intégration intra-régionale et promouvoir la coopération internationale pour le développement de l'Afrique.
Le double rôle de la CEA en tant qu'organe régional de l'ONU, mais aussi en tant que partie intégrante du paysage institutionnel régional en Afrique, la positionne exactement afin d’apporter des contributions sans nul autre pareil aux efforts des Etats membres pour faire face à leurs défis de développement. Sa force vient de son rôle en tant que seule institution des Nations Unies mandatée à opérer aux niveaux régional et sous-régional en vue de mobiliser des ressources au bénéfice des priorités de l 'Afrique.
La Division Administration est censée appuyer le fonctionnement des sept divisions programmatiques de la CEA. Afin que la CEA atteigne ses objectifs programmatiques au niveau continental, sa Section des Services Généraux (GSS) au sein de la Division Administration est appelée à appuyer d'autres divisions en assurant un soutien logistique et protocolaire à travers des services d’expédition maritime, de transport, de protocole et de visas ainsi que des services de courrier. En outre, la GSS est également responsable de la tenue d’inventaire des biens et de l'entretien des principaux dépôts de l'organisation. L’unité des services de voyage de la GSS prend également en charge le personnel de la CEA en procédant à des réservations de voyages à des prix compétitifs concernant les missions officielles et personnelles. L’unité des services des achats appuie les gestionnaires de programme en leur assurant l'acquisition de biens et de services indispensables au bon fonctionnement du programme d’activités de l'organisation.
Approvisionnement
L’Unité des services d’achats (PU / GSS) est responsable de tous les approvisionnements en termes de biens, de services et de travaux pour la CEA. Toutefois, l'autorité et la responsabilité de tels achats jusqu’à certains montants peuvent être déléguées aux bureaux spécifiés au /ou hors du siège le cas échéant. L'autorisation d’agir ainsi dépend du budget du bureau du siège, du volume des achats et du nombre d'employés.
Néanmoins, toutes les fournitures de bureau, les fournitures du service d’impression de la CEA et le matériel de bureau pour ses besoins, y compris le mobilier, la bureautique, l’audio-visuel, la photographie, la reproduction, l'équipement d'interprétation et de communication ainsi que les véhicules, sont achetés par le PU sur la base de l'indication des demandeurs concernant les spécifications génériques des articles requis. Le PU achète également des équipements et autres fournitures qui pourraient être indispensables de temps à autre à la CEA. Les services temporaires des personnes requises par l'organisation peuvent être obtenus par leur engagement en tant qu’entrepreneurs sous contrats conclus directement avec une institution ou une entreprise / société. Les fonctions à remplir par le contractant sont clairement spécifiés dans le contrat, qui renferme également un calendrier pour leur performance.
Les services contractuels avec les institutions, les obligations de sociétés, y compris les études de faisabilité, la recherche, les services consultatifs, les services d'experts, ainsi que les services de voyages, d'assurance et d’emballage maritime, d'entretien et d’autres services consultatifs relatifs au programme d’activités sont retenus lorsqu’une telle expertise n’existe guère à l’interne.
Appel d’offres
Les contrats d'achat ou de location de services, de fournitures, d’équipements et d’autres exigences sont attribués après un appel d'offres ou un appel à propositions. Les commandes d'une valeur de plus de 2500 $ EU doivent être ouvertes à un appel à propositions alors que celles d’une valeur de plus de 30.000 dollars EU sont assujetties aux appels d'offres avec au moins trois sociétés en lice, mais le PU/GSS cherche à disposer du maximum possible de soumissionnaires. Les appels d'offres sont généralement expédiés par fax, et les sociétés disposent généralement d’une moyenne de quatre semaines pour préparer leurs soumissions. En fonction de la valeur des exigences en dollars, les offres sont transmises au PU/GSS, soit par fax soit par soumission sous enveloppes cachetées en fonction du montant en cause. Les cabinets-conseils sont invités à soumettre des propositions complètes de services sur la base de termes de référence détaillés dans une offre scellée. Toutefois, les contrats peuvent être octroyés sans appel à propositions ou appel d'offres lorsque:
Le contrat proposé concerne des engagements de moins de 30.000 dollars EU
Le prix ou les taux sont fixés selon la législation nationale ou les organismes de réglementation ou alors une normalisation de fournitures ou du matériel a été approuvée sur avis du Comité local des marchés, ou
Les contrats proposés portent sur des services professionnels autres que les services du personnel, de médicaments, de fournitures médicales, etc. et des articles exclusifs ou des fournitures périssables;
L'exigence du service ne tolère pas le délai inhérent à la procédure d’appels d'offres ou d'appel à propositions, et
Le chef de l'organisation décide que l'appel d'offres ou l’appel à propositions, ne donnera pas de résultats satisfaisants.
Le Comité local des marchés de la CEA revoit les soumissions dans les conditions suivantes:
Tous les contrats ou séries de contrats connexes d'un montant de 200.000 $ EU ou plus;
Lorsque le contrat se traduira par des revenus de la CEA de 10.000 $ EU ou plus; et
Les propositions de modification ou de renouvellement de contrats déjà examinés par le CLM
Procédure d’enregistrement
Le PU tient un répertoire informatisé des fournisseurs de partout dans le monde. Pour entrer en affaires avec le PU / GSS / CEA, les fournisseurs peuvent accéder et remplir une fiche d'enregistrement des fournisseurs de biens et services. Les informations fournies par un fournisseur potentiel permettent au PU / GSS de déterminer si oui ou non le fournisseur peut être agrée comme fournisseur potentiel selon les exigences de la CEA. Ce critère a été simplifié pour permettre à un plus grand nombre de fournisseurs d’en faire partie (Veuillez vous référer aux critères révisés pour l'inscription). Le cas échéant, le PU / GSS peut mener une enquête sur la performance passée d'un fournisseur en contactant les clients qui ont eu à mener des transactions avec l'entreprise concernée. Il est conseillé aux fournisseurs potentiels de mettre à jour annuellement leurs informations. Cependant, le PU / GSS exploite également de temps en temps le répertoire des fournisseurs IAPSO et le Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies.
Pour être un fournisseur potentiel de la CEA, il faut remplir notre fiche d'inscription de fournisseur et solliciter électroniquement à hhailemariam@uneca.org à être considéré pour faire partie de la base de données. Aussi, n’oubliez pas d’envoyer une copie sur papier signée du formulaire à l'adresse indiquée ci-dessous.
Les codes UNCCS requis dans la fiche d'inscription de fournisseur peuvent être obtenus à l'adresse: http://www.ungm.org/Info/Unccs.aspx . Sans ces codes, veuillez noter que votre demande ne sera pas complète. Vous êtes encouragés à donner des codes qui soient aussi précis que possibles.
Les critères de la CEA pour l’admission des fournisseurs dans la base de données peuvent être consultés en cliquant ici .
AVIS PUBLIC
La Commission Economique des Nations Unies pour l'Afrique maintient une base de données de fournisseurs pour faciliter un approvisionnement inclusif et transparent de biens et services. Dans un effort visant à élargir la portée et le nombre de fournisseurs disponibles, la CEA s’évertue de mettre à jour actuellement sa base de données de fournisseurs. Tous les hommes d’affaires intéressés sont priés de s'inscrire en accédant à la fiche de candidature révisée à l'adresse: Fiche d'inscription de fournisseur
Une fois remplie, la fiche est à envoyer par e-mail à VendorRegistration@uneca.org ou par courrier à:
Chargé de la base de données de fournisseur
Section des services généraux
Unité des services des achats
CEA
B.P. 3001, Addis-Abeba
Room 2nd floor North 12
Tél : 251 1 445466
Fax: + 251 1 511 874 11 5
Conformément aux exigences révisées de la CEA, les fournisseurs devront mettre à jour leurs informations annuellement afin de rester dans la base de données. Tous les fournisseurs déjà enregistrés auprès de la CEA sont priés de soumettre de nouveau leurs informations dans le format révisé.
Il faut noter que seules les candidatures des fournisseurs répondant aux exigences de base telles qu’indiquées sur le site de la CEA seront enregistrées dans la base de données. Les fournisseurs sont invités à consulter les critères d'admissibilité.
L'inclusion dans la base de données de fournisseur permet aux fournisseurs de concourir aux marchés initiés par la CEA dans leurs domaines d'expertise.
Merci.
Emails fictifs concernant les achats « CEA au Ghana »
La Commission économique pour l’Afrique (CEA) est consciente des annonces fictives actuelles concernant des achats à des fournisseurs sans méfiance. Le but d’une telle activité frauduleuse est de tromper l’individu et de le convaincre d’obtenir des services par le biais de « la CEA au Ghana ». Il n’existe aucun bureau de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) au Ghana. En outre, la CEA ne participe pas à des procédures de passation des marchés en dehors de les règles et règlements des Nations Unies. Depuis logos, emblèmes, formes, noms et adresses sont accessibles au public et peuvent être facilement copiés ou reproduit, il est fortement recommandé de prendre un soin particulier à répondre à ces annonces, y compris entreprendre toutes les mesures appropriées les mesures de protection contre les fraudes sur les frais avancés. Si vous croyez que vous êtes devenu une victime d'une telle fraude, vous voudrez peut-être signaler à la législation locale les autorités de contrôle pour les mesures appropriées.